Управление на проекта

Тази дейност ще обхваща цялата продължителност на проекта. Ще се изгради система за комуникация и документооборот с ясни и точни процедури с цел прозрачност и бърз и лесен достъп до всеки документ. Ще се изгради системата за вътрешен финансов контрол, обособена отделна бюджетна подсметка, за да се има ясна и проследима одитна пътека. Ще се провеждат регулярни посещения на обекта и заседания на екипа за обсъждане на дейностите по проекта, достигнатия напредък, закъснения и проблеми, мерки за преодоляването им и др.

След сформиране на екипа ще бъдат изготвени документации за обществени поръчки по реда и условията на ЗОП и ППЗОП. Изискванията към изпълнителите и дейностите ще са съобразени с указанията на програмата. Ще бъдат изготвени документации заи зпълнение на СМР

. След подписването на договори с избрания изпълнител, екипът за управление ще е ангажиран с изпълнението на дейностите по проекта. Неговите отговорности ще включват без да се ограничават до:

• Организация и ръководене на дейностите на проекта,
• Координация и поддържане на контакт с органи и институции, които имат отношение към изпълнението на проекта;
• Координация и комуникация с партньорите по проекта ;
• Разработване и спазване на вътрешните правила/процедури, имащи отношение към управлението и изпълнението на проекта
• Организиция и изпълнение на предписанията на одитиращите органи и препоръките, съдържащи се в доклади от проверки на място
• Наблюдение и контрол върху изпълнението на сключените договори за обществени поръчки и за подготовката, при необходимост, на допълнителни споразумения към тях;
• Мониторинг на графика за изпълнение на проекта.

 Изпълнение на строително- монтажни работи и доставки

На териториите на Община Малко Търново и Община Бургас ще се изградят системи от функционални услуги, допринасящи за повишаване на качеството на живота, социалното включване и ранното детско развитие на деца от уязвими групи, включително от ромски общности, което да осигури равнопоставено включване във формалната образователна система.

Услугите ще се предоставят под формата на един стационарен хъб в гр. Бургас, който ще е разположен в най-големия ромски квартал „Победа“ и чрез два мобилни хъба (два микробуса, по един за всяка община).Мобилните хъбове ще бъдат оборудвани с всичко необходимо за предоставяне на интегрирани услуги – здравни, социално-образователни, достъп до основни хигиенни ресурси.

Предвидена е работа с родители чрез осъществяване на връзки с други програмни ресурси и извършването на услуги със задължителното участие на медиацията в общността (медиатори) и ресурсно подпомагащи експерти в различни области (педагози, психолози и др.) според нуждите на общностите в двете общини.

Чрез изпълнението на строително- ремонтни дейности и облагородяване  дворовете на ДГ Юрий Гагарин – гр. Малко Търново и на ДГ "Делфин", намираща се в кв. "Меден рудник“ ще се създадат условия за провеждане на образователни дейности на открито. Обособяването на адаптирани максимално близки до семейната среда помещения за работа с деца и родители в ДГ „Теменуга“ – с. Равнец и ДГ „Светулка“ – гр. Българово ще улесни достъпа и ще засили мотивацията на децата с ромски произход за включване в образователния процес. Децата ще могат да творят и да развиват своите заложби в позната социално - битова обстановка напълно освободени от строгите правила на учебната стая.

Предвидени са и дейности за споделяне на добри практики и дейности за укрепване на двустранните отношения със страните-донори.

 

Обмяна на опит, знания и най- добри практики с Партньора

 По време на първия обмен на опит в Рейкявик, експертите от Бургас и Малко Търново ще имат възможност да черпят от опита на педагози, наети от Дирекция „Образование и младеж“ към Община Рейкявик. Партньорите от Рейкявик ще организират и отговарят за дейностите, които се провеждат там. По време на тази визита, представителите от Дир. „Образование и младеж“ ще организират посещения в детски градини и ще разработят краткосрочни обучения. Те ще подпомогнат участниците от България при планирането на посещението.

 За втората дейност, която ще се проведе в Бургас и Малко Търново през 2023 г., педагози и експерти от Рейкявик ще участват в обмен на опит с педагози от Бургас и Малко Търново. Партньорите от Рейкявик ще изнесат презентации на тема образование и грижи в ранна детска възраст и ще споделят своя опит по време на посещения в детските градини в двете общини. Община Бургас и Община Малко Търново ще отговарят за организацията на всички събития и дейности по време на това посещение.

За целия период на проекта партньорите ще провеждат координиране, онлайн срещи, промотиране в социални мрежи, прессъобщения и ежегодни доклади за напредъка по дейностите и измерване на нивото на удовлетворение от партньорските взаимоотношения с партньорите и нивото на доверие между партниращите си организации от страната -бенефициент и страната - донор..

 

Дейности за информираност и публичност

С цел повишаване на прозрачността при изпълнението на проектите, съфинансирани по ФМ на ЕИП 2014- 2021, и повишаване на информираността на широката общественост и медиите, са предвидени мерки за информация и публичност в съответствие с Наръчника за дизайн и комуникация, член 1.7, Глава 3 и Анекс 3 на Регламента за изпълнението на ФМ на ЕИП и Норвегия, както и добрите практики в областта на публичните комуникации и рекламата. Планира се предоставянето на информация за проекта на възможно най-широк кръг заинтересовани страни на международно, национално и местно ниво. Създаването на План за информация и публичност към настоящото проектно предложение цели повишаване на информираността на местно, национално и международно ниво за реализацията на проекта и възможностите, които финансовият механизъм на ЕИП предлага за намаляване на икономическите и социалните различия в ЕИП и укрепване на двустранните отношения между държавите-донори и държавите бенефициенти. Предвиждат се следните

мерки:

• Изработване и монтиране на временна информационна табела,
• Изработване и монтиране на постоянна информационна табела,
• Провеждане на откриваща и закриваща прес-конференция ,
• Провеждане на церемония за откриване на обекта,
• Публикуване на прес-съобщения
• Разработване на уебсайт на проекта
• Публикуване на информация относно изпълнението на проекта на уебсайта на проекта и този на общината.

Последователността на информационната кампания, включваща всички мерки за осигуряване на информация и публичност , осигурява високото ниво на информираност и публичност и ще спомогне за популяризиране на приноса на на ФМ на ЕИП 2014- 2021.

 

Одит

Предвидено е извършването на одит на проекта от лицензиран експерт – одитор. Одитът ще се извърши върху цялостното изпълнение на заложените дейности по проекта. Независимия одитор ще извърши проверка относно законосъобразно и целесъобразно изпълнение на проекта в съответствие с международните одиторски стандарти, при съблюдаване на изискванията на приложимото национално законодателство и съотносимите към него нормативни актове, осигуряващи принципите на прозрачност, устойчивост и добро финансово управление на проекта. Въпросите, предмет на преглед и мнение, ще да бъдат подробно изложени в договор между бенефициента и външния одитор. Основните дейности са следните:

-         Проверка дали изборът на изпълнители по договорите, чрез които се изпълнява проектът, е проведен в съответствие с изискванията на приложимото законодателство

-         Проверка дали всички декларирани разходи са действително извършени и допустими, съгласно изискванията на финансиращата институция и националното законодателство, както и на други актове, определящи допустимост на разходите.

-         Проверка дали първичните счетоводни документи (фактури, протоколи и пр.) и документите с еквивалентна доказателствена стойност са налични (в оригинал) и валидни (съдържат всички необходими реквизити и действително се отнасят за разхода, който следва да оправдават)

-         Проверка дали всички дейности по съответния проект са надлежно документирани, като всички документи за разходите се съхраняват в съответствие с приложимите изисквания и са на разположение.